Định nghĩa
Phương pháp tự động giảm trừ hồ sơ tồn kho thường xuyên dựa trên BOM, thường được kích hoạt khi xuất hóa đơn, nhằm loại bỏ các giao dịch tồn kho gây lãng phí; triển khai theo hai giai đoạn — trước tiên trong từng đơn vị, sau khi tồn kho giảm mới triển khai toàn xưởng.
Hiểu khái niệm này
Xuất kho hồi tố (Backflush) là phương thức xử lý tự động giảm số liệu tồn kho dựa trên định mức nguyên vật liệu (BOM), thường được kích hoạt khi giao hàng hoặc xuất hóa đơn (không phải khi hoàn thành sản xuất), không cần ghi chép riêng từng lần xuất và trả vật liệu. Trong hệ thống kế toán tinh gọn, phương thức này giải quyết vấn đề quá nhiều giao dịch tồn kho, số liệu sổ sách không khớp thực tế và lãng phí công sức quản lý theo chế độ lệnh sản xuất truyền thống; việc đơn giản hóa xử lý giao dịch giúp hỗ trợ sản xuất theo đơn vị và luồng logistics đúng lúc. Khác với xuất vật liệu theo lệnh sản xuất trong phương pháp giá thành tiêu chuẩn, xuất kho hồi tố loại bỏ các ghi chép nhập xuất kho bán thành phẩm trung gian, nhưng đòi hỏi BOM chính xác và chênh lệch tồn kho nhỏ. Việc triển khai thường gồm hai giai đoạn: trước tiên thí điểm trong đơn vị, sau khi tồn kho giảm thì mở rộng ra toàn xưởng. Kết quả gồm quy trình ghi chép tồn kho đơn giản hơn, giảm số lượng giao dịch tồn kho và dữ liệu tồn kho cập nhật kịp thời hơn.
Ví dụ về tình huống kinh doanh
Một nhà máy gia công cơ khí áp dụng sản xuất theo ô, mỗi ô sản xuất nhiều sản phẩm, nhưng bộ phận tài chính vẫn ghi nhận riêng từng lần cấp phát vật liệu cho từng công đoạn theo phương thức lệnh sản xuất truyền thống. Điều này dẫn đến số lượng giao dịch tồn kho lớn và chênh lệch đáng kể giữa sổ sách với thực tế. Tài chính và sản xuất quyết định triển khai ghi giảm tồn kho tự động (backflush): sau khi dòng chảy từng sản phẩm trong ô đã được thiết lập, trước tiên chỉ áp dụng backflush trong các ô—khi giao hàng hoặc lập hóa đơn, hệ thống tự động trừ tồn kho nguyên vật liệu và bán thành phẩm theo BOM, không còn lập và đóng lệnh sản xuất cho các bước trung gian; sau khi giảm tồn kho, mở rộng triển khai ra toàn xưởng. Sau khi thực hiện, khối lượng công việc ghi chép tồn kho giảm mạnh, nhân viên tài chính chốt sổ nhanh hơn và xưởng không còn bị cản trở bởi công việc giấy tờ rườm rà.