تعريف
إزالة الهدر من العمليات غير التصنيعية، وإنشاء السحب والعمل المعياري والتدفق، وتحسين جودة الأعمال المكتبية وتسليمها وتكلفتها.
فهم هذا المفهوم
TPI (تحسين العمليات المكتبية) هو منهج لتطبيق مبادئ اللين على العمليات غير التصنيعية؛ إذ يعزز جودة الأعمال المكتبية، والتسليم، والأداء من حيث التكلفة، من خلال إزالة الهدر من العمليات المكتبية، وإنشاء نظام السحب، ووضع إجراءات عمل معيارية. ويكمل ضمن المنظومة ما يتجاوز نطاق التحسين التصنيعي، بحيث تستفيد من اللين أيضًا عمليات مثل معالجة الطلبات وتسوية المصروفات المالية. ويكمن اختلافه عن تحليل تدفق القيمة (VSMi) في أن VSMi أداة تشخيصية لتصوير تدفق المعلومات، بينما TPI أداة تحسين تُنفذ التحسينات مباشرةً. وتشمل المخرجات المعتادة مخطط العملية بعد التحسين، وإجراءات العمل المعيارية الجديدة، وتقريرًا إخباريًا عن التحسين.
أمثلة على سيناريوهات الأعمال
عندما تطول دورة معالجة الفواتير في الإدارة المالية، مما يؤثر في سداد العملاء، ينظم المدير فريقًا متعدد الأقسام لرسم خريطة للعملية الحالية أولًا. ويكتشف الفريق وجود توقيعات متكررة وانتظار في مراحل الموافقة. ومن خلال نشاط تحسين TPI، يُعاد تصميم العملية وتُدمج نقاط الموافقة وتُعتمد إجراءات عمل معيارية جديدة. وبعد التحسين، تقصر مدة معالجة الفواتير، وينخفض عبء العمل على الموظفين، ويتحسن رضا العملاء.