Định nghĩa
Loại bỏ lãng phí trong các quy trình phi sản xuất, thiết lập hệ thống kéo/ công việc tiêu chuẩn/ dòng chảy, cải thiện chất lượng, giao hàng và chi phí của công việc hành chính.
Hiểu khái niệm này
Cải tiến quy trình hành chính (TPI) là phương pháp áp dụng các nguyên tắc tinh gọn vào quy trình phi sản xuất. Phương pháp này nâng cao chất lượng, khả năng giao hàng và hiệu quả chi phí của công việc hành chính bằng cách loại bỏ lãng phí trong quy trình văn phòng, thiết lập hệ thống kéo và công việc tiêu chuẩn. Trong hệ thống, TPI lấp khoảng trống ngoài phạm vi cải tiến sản xuất, giúp các quy trình như xử lý đơn hàng và hoàn ứng chi phí tài chính cũng hưởng lợi từ tinh gọn. Điểm khác biệt giữa TPI và lập sơ đồ chuỗi giá trị (VSMi) là: VSMi là công cụ chẩn đoán, dùng để trực quan hóa luồng thông tin; TPI là công cụ cải tiến, trực tiếp triển khai các thay đổi. Đầu ra thường gồm sơ đồ quy trình sau cải tiến, công việc tiêu chuẩn mới và báo cáo tin cải tiến.
Ví dụ về tình huống kinh doanh
Khi chu kỳ xử lý hóa đơn của bộ phận tài chính quá dài, ảnh hưởng đến việc thanh toán của khách hàng, người quản lý thành lập nhóm liên phòng ban, trước tiên lập sơ đồ quy trình hiện tại và phát hiện các bước phê duyệt có tình trạng ký trùng lặp và chờ đợi. Thông qua hoạt động cải tiến TPI, nhóm thiết kế lại quy trình, gộp các bước phê duyệt và xây dựng công việc tiêu chuẩn mới. Sau cải tiến, thời gian xử lý hóa đơn được rút ngắn, khối lượng công việc của nhân viên giảm và mức độ hài lòng của khách hàng tăng lên.