Định nghĩa
Công cụ giải quyết vấn đề theo quy trình bằng hình minh họa, có thể so sánh quy trình “hiện trạng” với quy trình “cần có” và làm lộ rõ lãng phí.
Hiểu khái niệm này
Sơ đồ quy trình là công cụ biểu thị các bước, điểm ra quyết định và trình tự của quy trình bằng ký hiệu đồ họa, dùng để trực quan hóa quy trình hiện trạng hoặc lý tưởng. Công cụ này giúp nhóm hiểu toàn cảnh quy trình, nhận diện lãng phí, nút thắt và các bước không cần thiết. Khác với sơ đồ dòng giá trị, sơ đồ quy trình chi tiết hơn, bao gồm các vòng lặp quyết định và phù hợp để cải tiến một quy trình cụ thể. Trong giải quyết vấn đề, sơ đồ quy trình thường được dùng để ghi lại quy trình hiện tại, làm cơ sở cho việc phân tích. Đầu ra thường là một sơ đồ quy trình rõ ràng, làm tài liệu tham khảo cho việc trao đổi và cải tiến của nhóm.
Ví dụ về tình huống kinh doanh
Khi tối ưu hóa quy trình xử lý đơn hàng, nhóm lập sơ đồ quy trình hiện tại và phát hiện nhiều khâu phê duyệt gây chậm trễ. Bằng cách so sánh với quy trình “nên có”, họ bỏ một bước ký không cần thiết và áp dụng phê duyệt điện tử, rút ngắn thời gian xử lý. Sơ đồ quy trình giúp vấn đề hiện rõ và thúc đẩy sự đồng thuận giữa các phòng ban.